Vielleicht kennst du dieses innere Abwägen: „Ich habe Lust bei dieser Tour mitzureisen, aber ich weiß noch nicht, ob es zeitlich passt. Vielleicht ergibt sich später noch etwas spontan.“
Oder „Die Reise ist noch nicht garantiert. Dann will ich mich lieber nicht festlegen mit meiner Urlaubsplanung. Wer weiß, ob das was wird.“
Beide Gedankengänge sind absolut nachvollziehbar. Und sie haben ihren Platz. Leider funktionieren sie nicht gleich gut für alle Reisephilosophien und die verschiedenen Arten von Reise-Anbietern.
Weil es ein wichtiges Anliegen für uns ist, lassen wir dich mit diesem Beitrag einmal hinter die Kulissen schauen. Denn bei kleinen, nachhaltigen Reiseveranstalterinnen wie uns gelten andere Spielregeln als im klassischen Pauschalreisegeschäft, das man vielleicht landläufig kennt.
Und um es vorab kurz zu beantworten, ob du fest damit rechnen solltest, eine unserer Frauenreisen auf jeden Fall noch Last Minute buchen zu können: Lieber nicht. Ausnahmen bestätigen aber die Regel. Dazu weiter unten mehr!
Warum Last Minute bei fairen Reisen selten funktioniert
Last-Minute-Angebote leben von Masse. Sie funktionieren in etwas so: Große Veranstalter führen dasselbe Reiseangebot zigfach durch, blocken dafür lange im Voraus immense Hotelkontingente und reihenweise Plätze in Fliegern.
Sie haben eine riesige Kund:innenbasis und was sich nicht direkt verkauft, wird später rabattiert. Das Risiko verteilt sich auf viele Schultern, Standards sind austauschbar, persönliche Beziehungen zweitrangig.
Unsere Reisen entstehen anders. Wir haben keine anonymen Hotelketten im Hintergrund, keine Flüge auf Vorrat und keine austauschbaren Reiseleiter:innen und Partner:innen.
Unsere Reisen entstehen mit ausgewählten Menschen: mit einer ganz bestimmten Wanderführerin in Estland oder auf Korsika, einer besonderen Nonne in Thailand, der einzigartigen Schamanin in der Mongolei oder der für uns passenden Yogalehrerin im Münsterland.
Das sind keine beliebigen Buchungsnummern. Das sind Frauen mit Kalendern, Fixkosten, Familien und Verantwortlichkeiten, die auf unsere feste Zusage warten. Und zwar so früh wie möglich.
Last Minute funktioniert dort, wo zum einen die Unsicherheit einkalkuliert ist und zum anderen Urlaube in Serie keine besonderen Programmpunkte vorsehen. Wir setzen bewusst auf das Gegenteil: Individualität mit Fairness und Planungssicherheit – für euch und für unsere Partner:innen vor Ort.
Handgemacht statt von der Stange
Bei WomenFairTravel ist jede Reise ein Einzelstück. Wie andere Veranstalter:innen auch planen wir lange im Voraus, reservieren Unterkünfte, Guides und Programmpunkte Monate vor Reisebeginn. Aber die verbindliche Zusage geben wir erst, wenn klar ist, dass die Reise sich für alle Beteiligten trägt. Weil eben jede Reise ein Einzelstück ist, gibt es keine Mischkalkulation, die geringere Einnahmen ausgleichen könnte.
Das Versprechen an unsere Partnerinnen lautet also: Wir reservieren früh, damit ihr Bescheid wisst. Aber wir sagen nur dann fest zu, wenn wir auch wirklich kommen können.
Und das geht erst ab einer bestimmten Teilnehmerinnenzahl, also der festen Zusage jeder einzelnen reiselustigen Frau.
So stellen wir sicher, dass niemand vorbereitet, einkauft, Zeit blockt und am Ende bleibt nichts hängen. Das soll weder für die Gastgeberin so sein, die sich schon nicht-so-scharfe Rezepte für uns überlegt, noch für die Wanderführerin, die ihre Woche freihält.
Oder anders gesagt: Wir buchen nicht Last Minute. Wir buchen fair.
Wenn Interesse da ist, aber die Zusagen fehlen
In den letzten Jahren beobachten wir einen deutlichen Trend zu mehr Spontaneität, mehr Abwarten und mehr „Ich melde mich, wenn es garantiert ist“. Das ist total nachvollziehbar nach der Pandemie, ständig neuen Krisen weltweit und scheinbar immer mehr Planungsunsicherheit.
Gleichzeitig erleben wir immer wieder Folgendes: Kurz nachdem wir eine Reise mangels Buchungen absagen mussten, kommen noch mehrere Anfragen, die wir nicht mehr berücksichtigen können. Das Bedauern ist dann auf beiden Seiten riesig.
Aber was sollen wir tun? Es ist dann zu spät – ab einem bestimmten Zeitpunkt müssen Unterkünfte ihre Zimmer weitergeben, Guides andere Aufträge annehmen und Partnerinnen umplanen, um keinen Verlust zu machen. Die Reise verschwindet, obwohl eigentlich Interesse da war. Manchmal ist es wirklich zum Haare raufen!
Warum frühes Buchen wirklich etwas verändert
Bei uns gilt: Jede frühe Buchung ist mehr als ein Platz auf einer Liste. Sie ist ein Signal, dass diese Reise Wirklichkeit werden darf.
Sobald die Mindestteilnehmerinnenzahl erreicht ist, können wir:
- Flüge verbindlich buchen (je früher, je günstiger!)
- die besten Zimmer fix reservieren
- Honorare bestätigen
- und allen Beteiligten Planungssicherheit geben
Davon profitieren
- kleine Unterkünfte, die verlässlich planen können
- Guides, die ihre Zeit sinnvoll einteilen
- wir als Veranstalterinnen, weil wir Preise stabil halten können
- und ihr, weil die Reise überhaupt stattfinden kann
Deine frühe Zusage ist also kein organisatorisches Detail. Sie ist ein solidarischer Beitrag zu einem fairen Reiseverständnis.
Was „früh buchen“ bei uns eigentlich heißt
„Früh“ ist natürlich relativ, aber für kleine, faire Strukturen in der Reisebranche erstaunlich konkret. Je weiter und komplexer eine Reise ist, desto früher brauchen wir verbindliche Zusagen.
Als grobe Orientierung:
- Fernreisen: idealerweise 4–5 Monate vor Abreise
- Europareisen: etwa 2–3 Monate vorher
- Reisen in Deutschland: gern 2 Monate im Voraus
Unsere offiziellen „Cut-off-Dates“ liegen meist 4–6 Wochen vor Reisebeginn, variieren aber je nach Unterkunft und Partnerin. Kleine Häuser brauchen früher Klarheit, größere Hotels haben etwas mehr Spielraum.
Die ehrliche Antwort aus unserem Büro lautet aber immer: So früh wie möglich. Nicht aus Prinzip, sondern aus Fairness.
Und natürlich: Das Leben lässt sich nicht immer planen
Uns ist vollkommen bewusst, dass frühes Buchen nicht für alle Frauen und Lebenssituationen möglich ist. Jobwechsel, Pflegeverantwortung, gesundheitliche Fragen, familiäre Verpflichtungen – manchmal lässt sich erst spät entscheiden, ob und wann eine Reise machbar ist.
Auch spontane Bucherinnen sind bei uns herzlich willkommen. Dieser Text ist kein Appell mit erhobenem Zeigefinger und schon gar kein Ausschlusskriterium. Er soll erklären, warum frühe Zusagen für kleine, nachhaltige Reiseformate so wichtig sind und warum nicht alle Last Minute buchen können.
Wer später buchen muss, darf das guten Gewissens tun. Und wer früher buchen kann, hilft dabei, dass diese Art des Reisens überhaupt möglich bleibt.
Beides hat bei WomenFairTravel seinen Platz.
Die magischen Worte: Kleine Anzahlung und Reiserücktrittsversicherung
Für alle, die schon früh wissen, was sie wollen, aber Sorge haben angesichts der zahlreichen realen Unwägbarkeiten des Lebens, gibt es zwei Aspekte bei der Reisebuchung, die helfen können:
Bei einer Buchung bei WomenFairTravel wird erst einmal nur eine Anzahlung von 20 Prozent des Reisepreises fällig. Sollten wir die Reise doch absagen müssen, bekommst du natürlich dein Geld komplett zurück.
Sollte von deiner Seite etwas dazwischenkommen, kannst du jederzeit von der Reise zurücktreten. Je nach Zeitpunkt deines Reiserücktritts fallen dann so genannte Stornokosten oder eine „Entschädigungspauschale“ an. Tatsächlich ist das aber bis 30. Tag vor Reiseantritt nur 20 Prozent des Reisepreises. Die weiteren Stornobedingungen findest du unter Punkt 5 unserer AGB.
Damit du auf diesen Kosten nicht sitzenbleibst, empfehlen wir immer, eine Reiserücktrittsversicherung abzuschließen. Dazu haben sehr gute Erfahrungen mit der ERGO gemacht. Auf unserer ERGO-Infoseite erhältst du erste Informationen. Aber natürlich funktionieren auch Policen anderer Versicherungsanbieter.
Und zuguterletzt noch das: Weil uns das frühe Buchen so sehr am Herzen liegt, belohnen wir bei vielen Reisen eine frühe feste Zusage tatsächlich mit einem Frühbucherinnenrabatt von 3 Prozent!
Für weitere Fragen rund um unsere Reisen schau auch gerne bei unseren FAQ vorbei.
„Aber ihr seid teurer …“
Noch ein Wort zu unseren Preisen, weil Menschen, die gerne Last Minute verreisen, oft auch auf Schnäppchen hoffen. Die haben wir aber nicht – aus den gleichen Gründen, aus denen Last Minute generell nicht so gut bei uns funktioniert.
Unsere Preise sind ehrlich kalkuliert. Wir legen Wert auf faire Honorare und arbeiten mit unseren Partner:innen auf Augenhöhe – ohne Preisdruck. Bei uns gibt es daher keine Sonderangebote und keine Rabattschlachten wie beim Discounter. Dafür haben wir auch keine versteckten Gebühren, die später noch irgendwo aufpoppen.
Wir reisen mit kleinen Gruppen, also sehr kleinen Kontingenten. Dafür gibt es eine persönliche Betreuung und eben echte Qualität.
Der Fokus unserer Reisen ist es, Existenzen von Frauen auf der ganzen Welt zu fördern und nicht auf unsere Margen zu schielen.
Gemeinsam unterwegs – gemeinsam verantwortlich
„Boutique-Reisen“ wie unsere sind Teamarbeit. Wir planen, unsere Partnerinnen bereiten vor und du entscheidest mit deiner Buchung, wann aus einer Idee eine Reise wird.
Frühbucherinnen sind Möglichmacherinnen. Sie tragen dazu bei, dass faire Reisen stattfinden, Frauen weltweit ein Einkommen haben und Begegnungen auf Augenhöhe entstehen können.
Früh buchen heißt fair reisen.
Und manchmal heißt es auch: einer Gastgeberin die Sicherheit schenken, dass ihr Tisch nicht umsonst gedeckt ist – sondern bald voller Leben sprüht.
